´╗┐Approvazione documenti con firma grafometrica

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Cliente. Azienda manifatturiera.

Esigenza. Automatizzare l'autorizzazione del pagamento delle fatture fornitori.

Soluzione. La soluzione prevede il collegamento di un tablet per la firma grafometrica al pc (via porta USB) del responsabile aziendale che ha il compito di approvare il pagamento delle fatture.

  • La fattura digitale viene inserita all'interno di un "Workflow di approvazione", realizzato nel portale CertDoc conformemente al processo interno del cliente.
  • Il responsabile si collega al portale e nella sezione "My task" trova i documenti da firmare a lui assegnati.
  • Tramite apposito comando dell'interfaccia del software, "Approva" oppure "Non approva" il pagamento del documento.
  • In entrambi i casi, appone la propria firma sul tablet collegato al proprio pc. Viene creato un secondo documento, chiamato "Libro firma" che contiene: (a) le informazioni del documento originale; (b) i dati della persona che ha firmato (Cognome Nome, Responsabilità, ...) (c) i dati della firma grafometrica; (d) un link al documento originale. Questo per fare in modo che il documento di fattura, come spedito dal fornitore, non sia modificato o alterato.
  • Il "Libro firma" viene memorizzato in un apposito archivio del portale CertDoc.
  • A intervalli prestabiliti, viene eseguita la conservazione sostitutiva dei "Libri firma".


Benefici.  Il processo di autorizzazione avviene solo con documenti digitali. Meno carta sulle scrivanie. Controllo e monitoraggio del processo di autorizzazione.