Cliente. Rete di concessionari auto.
Esigenza. L'esigenza del cliente era quella di attribuire una "data certa" ai documenti contrattuali (nella fattispecie, contratti di leasing). La procedura adottata in precedenza era quella di stampare i contratti, per poi mandare un proprio dipendente al più vicino ufficio postale per far apporre il timbro postale su ogni singolo contratto.
Soluzione (flusso operativo).
- I contratti cartacei sono sottoscritti dai clienti nelle filiali dislocate sul territorio.
- I concessionari spediscono i contratti cartacei firmati a Evolve, con CertTrack.
- Evolve scansiona i contratti e li indicizza.
- Viene eseguito un controllo formale sui contratti (ad es. la presenza di tutte le firme previste).
- Viene assegna data certa ai contratti digitali, mediante la conservazione sostitutiva degli stessi.
- Stoccaggio dei contratti cartacei nello Stock Center (in quanto l'esigenze del cliente è quella di mantenere i contratti originali cartacei).
Benefici.
- Notevole risparmio di tempo (quello impiegato, prima, per recarsi all'ufficio postale).
- Procedure più semplice e snella.
- I contratti sono ricercabili velocemente sul software CertDoc.
- Il sw garantisce l'accesso sicuro e monitorato ai documenti.