´╗┐Gestione buste con documenti contrattuali banca

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Cliente. Istituto bancario.

Esigenza. Dopo che i documenti per l'apertura di un conto corrente sono stati firmati dal cliente in filiale, l'esigenza era quella di tracciare lo spostamento dei documenti stessi dalle filiali sono alla sede centrale dell'istituto. Scansione dei documenti e creazione di un archivio unico elettronico dei contratti di apertura conto.

È stata realizzata una configurazione ah hoc del portale CertDoc (di seguito denominato "OR Banca"), specifica per questo cliente, che contiene dei comandi appositi, quali "CREA BUSTA (vedi "La soluzione").

Soluzione.

  • I contratti di apertura c/c sono sottoscritti dai clienti in filiale.
  • Per ogni contratto, il dipendente banca entra nel portale "OR Banca" e clicca sul comando "Crea Busta"
  • Il comando genera in "ID Busta" univoco (all'interno del portale) e crea un documento PDF che contiene il codice a barre dello stesso ID
  • Il dipendente stampa il PDF e lo incolla sull'esterno della busta. Una busta può contenere più contratti; ogni contratto possiede un codice a barre (interno banca) in prima pagina.
  • Il dipendente legge il barcode del prossimo contratto (con lettore barcode o penna ottica) e lo inserisce nella busta
  • La "Distinta busta", che contiene la lista dei contratti inseriti in busta, viene aggiornata a video
  • Dopo avere inserito l'ultimo contratto, il dipendente clicca sul comando "Busta chiusa" (è possibile anche sospendere il riempimento di una busta).
  • Tramite corriere, le buste sono recapitate in Evolve
  • L'operatore di scansione legge il barcode del testa-pacco della busta
  • I documenti dei contratti sono scansionati
  • I documenti cartacei sono inscatolate (sono utilizzate scatole Evolve, con misura ottimizzare per lo stoccaggio)
  • Al termine della scansione del contenuto della busta, l'operatore di scansione verifica che i contratti presenti nella busta siano gli sessi di quelli dichiarati sul portale dal dipendente banca, durante la composizione della busta in filiale
  • Un operatore di data entry verifica che nel contratto siano presenti tutte le firme previste.
  • Sul portale "OR Banca" sono caricati le immagini dei contratti e – in una apposita sezione – le eventuali anomalie riscontrate nella verifica della presenza firme


Benefici. Tracciatura delle spedizione dei contratti cartacei dalle filiali sino alla sede Evolve. Costruzione archivio digitale dei contratti, che possono essere ricercati velocemente via web dal personale banca di filiale o della sede centrale.