´╗┐Gestione pratiche auto

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Cliente. Società di leasing.

Esigenza. Il cliente si avvale della collaborazione di una rete di agenzie e broker presenti sul territorio, ognuno dei quali tendeva a compilare, gestire e inoltrare la documentazione (chi via email, chi via fax ...) con modalità proprie. L'esigenza era quella di: (1) standardizzare la modalità di raccolta delle pratiche, mediante l'utilizzo di un sito web che funga da portale unico e "accentratore" della documentazione; (2) gestire la “lavorazione interna” delle pratiche mediante un workflow documentale, in cui siano presenti determinanti automatismi e controlli (ad esempio, verifica automatica completezza documenti pratica vs. checklist di riferimento).
Per il portale, è stato usata una istanza ad hoc, adattata alla specifiche operative del cliente, di CertDoc.

Soluzione.

  • Agenzie e broker scansionano i documenti (carta d'identità, dichiarazione dei redditi, ...) delle le pratiche (anche in più riprese): le immagini sono salvate su una cartalla locale
  • L'agenzia (o il broker) compone una email, allegando le immagini scansionate, e la invia al portale CertDoc.
  • Evolve esegue la classificazione dei documenti: assegna ogni documento la relativa tipologia: "Documento di riconoscimento", "Dichiarazione dei redditi", ecc.
  • Evolve estrae – in modo semi-automatico (vedi case history "Efficientamento del ciclo passivo") - i dati dei documenti. Ad esempio, nel caso di una "Carta di identità" viene estratta la "Data scadenza".
  • Verifica completezza documentazione pratica, eseguita in modo automatico dal portale. Nell'interfaccia del software sono utilizzati dei 'semafori' mediante i quali il broker è in grado di sapere subito se un dato documento è presente ('luce verde') o mancante ('luce rossa').
  • Workflow di lavorazione delle pratiche, interno al portale, da parte di Evolve in tandem con il backoffice del cliente:
    • verifica formale documenti, eseguita da Evolve (es. completezza firme, compilazione di tutti i dati)
    • controllo di merito, dei documenti, eseguita sempre da personale Evolve
    • eventuale gestione documenti in deroga da parte del back office del cliente


Benefici.  Minore attività richiesta ai broker/agenzie, che quindi possono essere più produttivi nel lavoro di tipo core (prima erano i broker che pre-catalogavano i documenti delle pratiche). Esternalizzazione delle attività a non valore aggiunto (es. completezza documentazione pratica, verifica presenza firme). Standardizzazione del processo di raccolta e lavorazione pratiche.