QuickDoc è un software documentale specifico per il settore bancario. Scopo dell'applicazione è quello di spostare la lavorazione dei documenti (quali Bonifici, RiBa, Mav/Rav, ecc.) dalle filiali sul territorio a sedi centralizzate chiamate BOC, Back Office Centralizzati.
In termini generali, ciò significa che il luogo dove il documento è generato (la filiale) non coincide (necessariamente) con lo stesso luogo dove il documento viene preso in carico e lavorato. QuickDoc consente di "trasferire in remoto" la lavorazione dei documenti.
QuickDoc implementa un workflow di lavorazione dei documenti, qui descritto sinteticamente:
- Il cliente che si reca in filiale per effettuare l'operazione di sportello (ad esempio, la presentazione di alcune RiBa): il documento relativo all'operazione viene generato/compilato.
- Il documento viene scansionato
- Più documenti scansionati costituiscono una "Busta digitale"
- La busta digitale viene trasferita via Internet (con protocollo FTP) al backoffice centrale (BOC), con tutta una serie di controlli di congruenza sulla spedizione
- I singoli documenti sono assegnati agli operatori di backoffice. Il software distingue anche il profilo dell'operatore - ad esempio "Operatore specializzato in RiBa" - al quale assegna, prioritariamente, documenti di un tipo specifico (RiBa).
- Dei motori di tipo OCR/ICR/OMR (per l'acquisizione automatica di caratteri stampati e manoscritti) incorporati nell'applicazioni acquisiscono una serie di dati dai documenti, in modo da diminuire drasticamente l'attività manuale di data entry degli operatori, migliorandone l'efficienza operativa.
- I documenti sono lavorati dagli operatori
- Vengono eseguire le necessarie transazioni a host, via web service.
Lo schema che esegue illustra il modello organizzativo-funzionale connesso a QuickDoc.
I vantaggi di QuickDoc sono:
- Diminuzione dei costi di lavorazione dei documenti.
La specializzazione degli operatori del BOC consente di realizzare importanti economie di scala.
- Clientela della banca meglio seguita.
Il personale di filiale è sgravato da tutta una serie di attività di backoffice, e possono meglio seguire e gestire le esigenze della clientela (applicando un approccio commerciale proattivo).
- Facilità di ricerca e consultazione dei documenti.
Tutti i documenti lavorati sono in formato digitale, e archiviati in un database unico centrale.
QuickDoc è stato installato in due importanti banche italiane.