L'archivazione documentale delle società in fase di fallimento rappresenta una questione spinosa per i curatori fallimentari.
Quali sono le maggiori problematiche che incorrono nella gestione dei documenti relativi ad un fallimento e come semplificare il processo?
Evolve SRL da anni lavora con professionisti e tribunali fornendo servizi in ottemperanza alle norme di Legge. Registrate le problematiche riscontrate dai professionisti, Evolve descrive in questa news le difficoltà nella gestione documentale degli oltre cento fallimenti gestiti in tempi recenti e delle soluzioni trovate grazie al servizio creato ad hoc per i curatori fallimentari: Archiviazione Documentale Fallimenti Evolve.
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I curatori fallimentari che ricevono dal giudice l'assegnazione di un fallimento sovente si imbattono nelle seguenti problematiche:
L'aspetto più spinoso ed immediato evidenziato dai curatori fallimentari nelle pratiche gestite insieme ad Evolve, riguardava proprio l'enorme quantità di tempo impiegata per organizzare grandi archivi cartacei totalmente disorganizzati presso la sede dell'azienda fallita.
La procedura e le fasi operative nella gestione d’archivio, indispensabili per la presa in carico nei tempi richiesti dal giudice, spesso va ad incidere negativamente sulle altre attività svolte dallo studio del professionista.
Inoltre, una volta svolta la parte fisica di stoccaggio, la complessità nel tracciare i vari documenti rimane e rende arduo il reperimento di un documento nel momento in cui occorre prenderne visione.
Dall'esperienza acquisita in centinaia di fallimenti, e dalla gestione di numerose pratiche a favore di commercialisti, avvocati, notai e curatori fallimentari, Evolve ha strutturato il servizio Gestione Archivi Fallimenti.
Avendo isolato le problematiche e grazie alle competenze consolidate nel settore dell'IT abbiamo strutturato uno standard procedurale che ci permette di alleviare l'operatività, le responsabilità e di abbattere i tempi di gestione del professionista, includendo al servizio il tracciamento e recupero dei file cartacei e digitalizzati.
Come funziona il servizio di Evolve per i curatori fallimentari?
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Evolve alleggerisce si da subito il carico di lavoro del curatore fallimentare occupandosi in prima persona, e con mezzi propri, del recupero degli archivi documentali presso le sedi delle società in procedura di fallimento.
La presa in carico dei documenti avviene rapidamente e gli stessi vengono raccolti ed organizzati in contenitori certificati dai nostri operatori specializzati.
Successivamente i faldoni vengono portati ai nostri centri di archiviazione per la conservazione per tutto il periodo definito dalla Legge, trascorso il quale Evolve garantisce la distruzione della documentazione garantendo privacy e sicurezza del lavoro.
Durante la fase di raccolta nei contenitori certificati Evolve, ognuno di questi viene tracciato con dispositivo elettronico in modo tale da garantire:
Il servizio prevede anche la digitalizzazione dei documenti e la messa a disposizione degli stessi tramite Database certificato, di cui Evolve garantisce la sicurezza informatica.
Il database contenente le copie digitali degli archivi è consultabile tramite piattaforma web con accesso riservato. Il curatore fallimentare potrà in ogni momento avere a disposizione tutta la documentazione in formato digitale.
La piattaforma web è accessibile, oltre che da desktop, anche da supporti mobili come smartphone e tablet attraverso username e password.
Evolve garantisce la sicurezza informatica di questi sistemi, studiati appositamente in ottemperanza alla normativa vigente in materia di trattamento dati.
Attraverso il portale il professionista è in grado in ogni momento di richiedere la messa a disposizione degli originali, i quali verranno recuperati in tempi brevissimi grazie al tracciamento della loro ubicazione.
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Riassumiamo i vantaggi pratici per i curatori fallimentari ottenuti col servizio di Archiviazione Documentale dei Fallimenti di Evolve. L'insieme delle procedure di Evolve consente al curatore di:
La collaborazione sinergica con Evolve consente ai curatori fallimentari di snellire le proprie procedure interne e di dimostrarsi professionisti rapidi ed affidabili.