CertDelivery è un portale web che ha lo scopo di consentire lo scambio di documenti tra aziende, come alternativa all'utilizzo della mail con allegati. E' il software che rende possibile il servizio di veicolazione dei documenti.
Il principio di funzionamento dell'applicazione è il seguente:
il mittente carica il documento nel portale (ciò avviene in modo automatico: si veda più sotto);
il portale invia una email di notifica al destinatario, informandolo della presenza del documento ("Ci sono nuovi documenti: cliccare qui per il download")
il destinatario si collega al portale ed esegue il download del documento a lui destinato.
Il portale gestisce la multicanalità, in quanto il destinatario riceve il documento in formato digitale (tipicamente un PDF) oppure cartaceo, in base agli accordi relativi alle modalità di invio concordato tra mittente e ricevente.
Un utilizzo tipico di CertDelivery è quello in cui un'azienda (il fornitore) invia le fatture attive ai propri clienti:
- l'azienda invia le fatture in blocco (con un unico flusso) a Evolve (ad esempio via canale FTP)
- Un automatismo software carica i documenti nel portale CertDelivery
- Il portale discrimina i seguenti due casi (multicanalità):
- se il destinatario ha scelto l'invio cartaceo, il PDF della fattura viene inoltrato al postalizzatore
- Se invece ha optato per l'invio digitale, il portale invia una email di notifica, con il link alla fattura (al destinatario basterà cliccare cliccare sul link, ed eseguire il download della fattura)
I vantaggi di CertDelivery sono:
- Processo completamente automatico.
Il mittente si limita a inviare i documenti da spedire a Evolve: è il sistema che carica i documenti sul portale e che li "smista" ai singoli destinatari. Ciò significa, per il mittente, risparmiare il tempo legato all'invio dei singoli documenti (a uno a uno). L'integrazione con il postalizzatore consente di evitare al mittente le attività di stampa, imbustamento, spedizione dei documenti cartacei.
- Utilizzo di Internet per lo scambio di file (invece dell'email).
Ai destinatari che desiderano il documento in PDF, viene inviata una email di notifica, senza allegati. E' il destinatario che si collega al portale ed esegue il download. Questo significa, per il mittente, non sovraccaricare il proprio server di posta, né la propria banda Internet in uscita.
- Tracciabilità del processo di spedizione/invio.
Nel portale rimane traccia del momento (giorno/ora) in cui il destinatario esegue il download del documento. Egli non può quindi dire "Non ho ricevuto il documento".
- Gestione delle eccezioni.
Si dia il caso che, a dieci giorni dalla ricezione dell'email di notifica, il destinatario non abbia ancora scaricato il file. E' possibile impostare delle regole che catturano queste eccezioni, e attivino delle misure ad hoc: ad esempio, inviare una seconda email di notifica allo stesso destinatario della prima, oppure a un altro indirizzo email dell'organizzazione del cliente.
- Il portale funge da database dei documenti scambiati tra le due aziende.
I documenti sempre disponibili, per altri successivi (eventuali) download, da parte del destinatario. Nel caso in cui il destinatario smarrisca il documento ricevuto, questa possibilità torna utile.