In questo mini-vademecum capisci subito se il tuo archivio PEC è solido, come preservare il valore legale PEC nel tempo e quando ti serve un software gestione PEC dedicato.

Come sei messo con la PEC? Controlla subito!

Rispondi alle seguenti domande:

  • Conservazione delle PEC: messaggi, ricevute e allegati sono archiviati in modo strutturato (ricerca, metadati, anti-doppioni)?
  • Valore legale PEC: conservi ricevute di accettazione e consegna insieme ai messaggi per provarne invio e consegna? (sono le evidenze chiave, come la raccomandata A/R digitale).
  • Retention: sai che i gestori tengono log e informazioni di recapito per 30 mesi? Dopo servono soluzioni di conservazione dedicate, altrimenti rischi di perdere tracce utili in giudizio.
  • Tracciabilità: chi fa cosa (letture, inoltri, cancellazioni) è tracciato e auditabile?
  • Policy: hai regole su tempi di conservazione, ruoli e gestione delle caselle condivise?

Se hai più di 2 “No”, la tua gestione PEC non è davvero a prova di normativa.

Perché è cruciale: conservare il valore legale PEC

La PEC ha efficacia probatoria perché le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna attestano trasmissione e recapito. Sono l’equivalente digitale della “cartolina” della raccomandata: senza queste prove, difendere una comunicazione può diventare complicato.

Attenzione anche al tempo: trascorsi i 30 mesi di conservazione lato gestore, devi poter contare su un sistema di conservazione delle PEC tuo per mantenere evidenze e pieno valore probatorio.

CERTPEC: il software gestione PEC di Evolve

CertPEC: la soluzione pratica che unisce archivio PEC e conservazione a norma:

  • Gestione multi-utenza con livelli di autorizzazione (più persone, una casella, controllo totale).
  • Correlazione messaggi–ricevute per un archivio PEC a prova di ricerca e di verifica.
  • Accesso web e mobile senza saturare lo spazio della casella.
  • Protocolli sicuri (IMAPs/POP3s/SMTPs/HTTPs), tracciabilità delle operazioni e rispetto del GDPR.
  • Conservazione di invii e ricevute fino a 30 mesi, in linea con gli obblighi tecnici del servizio, con percorsi dedicati per la conservazione di lungo periodo.

In sintesi: un unico hub per gestione PEC, archivio PEC e continuità del valore legale PEC, con governance, sicurezza e visibilità centralizzate.

Compliance senza stress: cosa devi davvero fare (in 5 mosse)

  • 1
    Mappa le caselle (istituzionali, ufficio acquisti, legale…) e definisci i ruoli.
  • 2
    Centralizza: porta la posta certificata in un software gestione PEC che unisca repository, ricerca e tracciabilità.
  • 3
    Conserva correttamente messaggi e ricevute: senza, il contenuto potrebbe non essere legalmente opponibile.
  • 4
    Imposta retention e policy: oltre i 30 mesi, attiva un flusso di conservazione delle PEC per preservare le evidenze.
  • 5
    Monitora e documenta: log e report aiutano nelle verifiche e nell’attestazione di conformità interna dei processi (utile in audit e ispezioni).

Inizia ora

  • Attiva CERTPEC, collega le caselle, importa lo storico.
  • Allinea le policy (permessi, tempi di conservazione, naming).
  • Forma il team: invio, ricerca, conservazione e gestione delle ricevute diventano routine.

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